재택근무에 대한 15가지 질문과 답변

Jorg Greuel/Getty Images

코로나 바이러스 팬데믹 현상이 많은 조직들의 향후 조직의 운영 방식을 근본적으로 바꿀 것으로 예상됩니다. 
정부와 비즈니스 회사들이 증상이 있는 사람들은 자가격리와 모든 이들은 사회적 거리두기를 하라고 이야기 하며
재택근무는 새로운 국면을 맞이하게 되었습니다. 기업의 리더들, 매니저들, 그리고 팀원들이 갑작스러운 변화에 
어떻게 대응해야 할까요? 하버드 경영대학원의 교수인 Tsedal Neely는 기업들이 팀을 관리하는 방법을
20년 동안 연구해왔습니다. 청취자들은 질문을 할 수 있었던 HBR 가입자 화상통화에서 도출된 Q&A 편집본에서
이 위기를 통해 집에서도 생산적으로 일하고 화상회의를 관리하며 팀을 이끄는 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다. 

그래서 회사 조직은 갑작스러운 업무 환경 변화에 준비가 되어있었나요?

5,000명-10,000명 정도 규모의 회사의 근로자들이 재택근무하면서 신속하게 일처리 할 수 있는
규모와 범위가 전례없는 상황임은 분명합니다. 

기업의 리더들이 근로자들이 화상회의를 수월하게 진행하기 위해 가장 먼저 해야하는 일은 무엇인가요?

인프라를 올바르게 구축하세요. 근로자들이 화상회의에 필요한 기술이나 접근 권한을 가지고 있나요?
누가 노트북을 가지고 있나요? 노트북을 가지고 있는 사람들은 화상회의에 쉽게 참여할 수 있나요?
업무수행을 위해 필요한 소프트웨어가 있고 그걸 통해 화상 회의를 할 수 있을까요?
노트북이나 모바일 기기가 없는 직원은 어떡해야 할까요?
고객이 업무에 필요한 리소스를 사용할 수 있는지 어떻게 확인할 수 있을까요?
상사들은 모든 직원이 화상 회의에 제대로 접속할 수 있도록 신경써야하고
그 누구도 프로그램을 다루는 일에 어려움이 없도록 해야합니다. 

재택 근무에 익숙하지 않은 사람들이 심리적으로 대비해야할 부분이 있나요?

하루를 관리하는 방법을 터득해야합니다. 집에서라도 출근 시간과 퇴근 시간을 정해야 합니다.
샤워를 하고, 옷을 입고, 평소 출근할 때 입는 옷이 아니더라도 단정한 옷을 입고 하루의 일과를 시작하세요.
몸을 움직이는데 익숙하다면, 하루 중 짧게라도 운동하는 시간을 만드세요. 외향적이고, 사람들과
어울리거나 협업하기 좋아한다면 계속 반복해야합니다. 스스로에게 물어보세요.
외로움이나 고립감으로부터 나를 어떻게 보호하고, 건강하게, 생산적이고 활기차게 지낼건가요?
새로운 루틴을 직접 짜보시는 건 어때요?

출퇴근 체크 어떻게 이루어져야 하는가? 단체로? 일대일로? 전화로? 아니면 비디오 채팅?

먼저 새 국정에 대한 단체 대화를 해야 합니다. "여러분, 완전히 다른 세상이 왔습니다.
우리는 이것이 얼마나 지속될지 모릅니다. 그러나 모두가 네가 필요로 하는 것을 가지고 있다는 것을
느끼도록 하고 싶어습니다." 이러한 새로운 작업 방식을 시작하기 위한 팀 출범이 뒤따라야 합니다.
먼저 파악해야합니다: 우리는 얼마나 자주 의사소통을 해야 하는가? 비디오, 전화 또는 슬랙/제이브/야머일 경우.
만약 당신이 소셜 미디어를 사용하고 있지 않다면, 그렇게 해야 하는가요?
우리가 함께 일할 수 있는 가장 좋은 방법은 무엇일까요? 당신은 사람들이 원격 작업을 하는 방법을 이해하고
그것이 효과가 있을 것이라는 확신을 줄 수 있도록 도와야 합니다.

모든 것들이 정리되면 적어도 일주일에 한 번은 동료들과 만나세요. 원격 환경에서는 접촉 빈도가
낮아질 수 밖에 없습니다. 미팅에 익숙하다면 계속 하세요. 사실, 접촉은 팀 전체와 팀원들을 위해
올라가야 할 것입니다. 새로운 직원들, 중요한 프로젝트에 종사하는 사람들, 그리고 더 많은 연락처를
필요로 하는 사람들은 1대 1이 더 필요할 것입니다. 가상으로 즐거운 일을 할 수 있다는 것을 기억하세요:
행복한 시간, 커피 휴식, 점심 함께.
사무실에서 가졌던 연결고리를 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 가상 팀이 신뢰와 협업 면에서 공동 위치에
있는 팀과 완전히 동일할 수 있다는 연구 결과가 충분히 있습니다. 그것은 단지 규율이 필요합니다.

집에서 일하는 것이 심리적 건강에 어떤 영향을 미치는가? 고용주들은 사람들이 집중하고,
헌신하고, 행복하도록 무엇을 할 수 있을까요?

사람들은 원격 작업에서 계획되지 않은 워터 쿨러 또는 카푸치노 대화를 잃습니다.
이들은 실제로 업무에 큰 영향을 미치며 성능에 직접적인 영향을 미칩니다.
우리는 그것들을 실제로 어떻게 만들 수 있습니까?
일부 그룹과 개인에게는 지속적인 인스턴트 메시징이 될 것입니다.
다른 사람들에게는 라이브 전화 대화 또는 화상 회의가 될 것입니다.
어떤 사람들은 WhatsApp, WeChat 또는 Viber를 사용하고 싶을 수도 있습니다.
관리자는 심리적 건강을 위해 이러한 유형의 접점을 권장 할 수 있습니다.
사람들은 이런 것들을 유기적으로 알아낼 수 없을 것입니다.
당신은 그들을 코치해야합니다. 조언 하나 더: 운동. 정신 건강에 중요합니다.

좋은 원격 문화를 만들기 위해 리더들이 할 수 있는 3가지 일은 무엇인가?

아마존의 영어권에는 가상성과 원격 또는 원거리에서 이끄는 방법에 관한 책이 1만권 이상 있습니다.
왜 그럴까? 왜냐하면 이것은 매우 하기 어렵고, 관리자들은 적극적으로 일을 해야 하기 때문입니다.
첫 번째, 팀원들이 항상 무슨 일이 일어나고 있는지 알고 있다고 느끼는지 확인하세요.
조직 차원에서는 무슨 일이 일어나고 있는지 소통할 필요가 있는데, 집에 있을 때는 모함에서 추출된 것처럼
느끼기 때문입니다. 그들은 회사, 고객, 그리고 공통의 목적을 가지고 무슨 일이 일어나고 있는지 궁금해 합니다.
의사소통은 매우 중요합니다. 그래서 더 많은 이메일을 보내고, 더 많은 것을 공유하고 있는 겁니다.

이 기간 동안, 사람들은 수익 목표와 다른 산출물에 대해 불안해하기 시작할 것 입니다.
그들이 괜찮을 것 같은 느낌을 갖도록 해야 할 것이다. 또 어떤 구성원도 다른 사람들보다
당신에게 덜 접근한다고 느끼지 않도록 하는 것입니다. 집에서는 사람들의 상상이 들끓기 시작합니다.
그러니 모든 사람이 동등하게 이용할 수 있어야 한다. 마지막으로, 그룹 미팅을 운영할 때,
포함을 목표로 하고 방송 시간의 균형을 맞춰 모든 사람들이 보고 듣는 것을 느끼도록 하세요.

이러한 변화가 생산성에 어떤 영향을 미칠 것인가?

생산성은 전혀 떨어질 필요가 없습니다. 통근과 사무실 산만함이 사라졌기 때문에, 그것은 유지될 수 있고,
심지어 향상될 수도 있습니다. 물론, 여러분은 여러분의 파트너나 아이들과 함께 집에 있을 수도 있고,
그러한 문제들은 해결되어야 할 것입니다. 또 다른 문제는 직접 만날 수 없을 때, 실시간으로 문제를 신속하게
해결할 수 있는 능력일 수 있습니다. 그렇게 되면 지연이 생길지도 모릅니다. 하지만 그것 말고는 생산성이
떨어진다고는 보지 않습니다. 변해서는 안 된다는 강력한 증거가 있습니다.

사회적 거리 두기 정책이 잠시 진행된다면 직원들의 생산성을 어떻게 측정하고 최종적으로
그 업무에 대해 검토하십니까?

나는 모든 매니저들에게 이렇게 말할 것입니다: 당신은 직원들을 믿어야 합니다.
지금은 어니스트 헤밍웨이의 조언에 귀를 기울여야 할 시대입니다.
"누구를 믿을 수 있는지 알아내는 가장 좋은 방법은 그들을 믿는 것이다." 사람들이 무엇을 하고 있는지 볼 수 없습니다.

그러나 그것들을 올바른 방법으로 준비시키고, 그들에게 과제를 주고, 당신이 항상 해왔던 것처럼 그것들을 확인하고,
그들이 당신이 원하는 방식으로 생산하기를 바랍니다. 당신은 과정을 감시할 수 없으므로 당신의 검토는 결과에
기초해야 할 것입니다. 그러나 이 새로운 환경에서는 사람들이 배정받은 일을 하지 않을 것이라고 믿을 이유가 없습니다.
원격 작업은 아주 오래 전부터 있어 왔습니다. 그리고 오늘날 우리는 일을 할 뿐만 아니라 협력하는 데 필요한
모든 기술을 가지고 있습니다. 우리는 데이터를 저장하고 캡처하고 일대다 대화를 나누고 모범 사례를 공유하고
학습할 수 있는 전사적인 소셜 미디어 툴을 가지고 있습니다.

화상 미팅에 대해 이야기해 봅시다. 목적을 명확히 하고, 어젠다를 순환시키고,
사람들에게 호출을 받을 수 있도록 준비하는 등, 일반적인 조언을 넘어 어떤 모범 사례가 있는가?

먼저, 몇 가지 명확한 근거 규정이 있어야 합니다. "여러분, 우리가 이런 회의를 할 때, 우리는 좋은 방법으로 하고,
전화기를 끄고, 이메일이나 멀티태스크를 확인하지 않는다."라고 말하라.  할 수 있는 능력이 있다면 화상 회의를
강력히 추천합니다. 사람들이 서로를 볼 수 있을 때, 그것은 정말로 차이를 만듭니다. 그리고 나서 당신은 사람들이
기본 규칙을 따르도록 신뢰합니다.

두번째는, 당신이 더 이상 수냉기 대화를 하지 않고, 사람들은 단지 집에서 일하는 방법을 배우고
있을 수 있기 때문에 회의의 처음 6분에서 7분을 체크인을 하면서 보냅니다. 의제로 곧장 가지 마세요.
대신, 돌아다니면서 모두에게 "너희들은 어떻게 지내니?"라고 물어보세요. 누구로부터 시작하든지 간에
가장 신출내기 또는 가장 낮은 지위를 가진 사람 또는 보통 가장 적게 말하는 사람입니다.
공유해야 합니다. 그래야 네가 행동을 모범으로 삼을 수 있습니다.
그 후에 여러분은 여러분이 이야기하고 싶은 핵심 사항들을 소개하고, 그것이 연결되고, 질문을 하거나,
선호하는 기술을 사용하는 것, 예를 들어 줌이나 비즈니스용 스카이프 같은 것을 사용하든 간에 
보고 싶은 것을 다시 모델화합니다.

마지막으로, 중복된 의사소통을 통해 이러한 가상 미팅에 대한 후속 조치를 통해 사람들이 귀하를 듣고 결과에 대해
만족하는지 확인해야 합니다. 주제에 대한 화상 회의가 있다고 해. 이메일이나 슬랙 메시지와 함께 후속 조치를
취하세요. 다양한 매체를 통해 여러 접점을 갖춰야 대화의 족적을 이어갈 수 있습니다.

사람들이 얼굴을 마주하지 않을 때 어떻게 매우 복잡하거나 감정적으로 충실한 대화를 촉진하는가?

회의 후 일을 처리할 시간이나 기회가 없기 때문에 이런 주제 중 한두 가지만 제기할 수 있습니다.
후속 조치를 위해 그냥 사람들 사무실로 걸어갈 수는 없습니다. 그러니, 무엇을 꺼내고 언제 어떻게 하는지에
대해 매우 사려깊게 생각하세요. 하지만 당신은 여전히 이런 대화를 할 수 있습니다. 팀의 생각을 날카롭게
하기 위해 사람들이 동의하지 않게 하는 것은 매우 긍정적인 일입니다.
때때로 가상 환경에서는 심리적으로 안전하다고 느끼지 못하기 때문에,
그들이 해야 할 때 말을 하지 않을 수도 있습니다. 그래서 여러분은 약간의 의견 불일치를 일으키거나
모형화하기를 원할지도 모릅니다. 항상 일 또는 과정에 대해, 물론, 개인적인 어떤 것도 하지 않습니다.

각종 어린이집과 폐원 문제에 비춰볼 때 자녀와 보육에 대해 어떻게 논의하십니까?

지도자들은 그 대화에 대비하고 사람들이 그 문제들을 끝까지 생각할 수 있도록 도와야 합니다.
일과 가정의 경계를 모호하게 하는 일이 갑자기 우리에게 닥쳤기 때문에 매니저들은 그들의 팀을
지원할 수 있는 기술과 정책을 개발해야 합니다. 이것은 직원들이 일하는 시간에 대해 좀 더
융통성을 갖는 것을 포함할 수 있습니다. 꼭 12시에 점심을 먹을 필요가 없다. 
오후 2시에 개를 산책시킬지도 모른다. 상황은 훨씬 더 유동적이고,
경영자들은 직원들이 그들의 일을 완수하기 위해 최선을 다할 것이라고 믿기만 하면 됩나다.

내부 소통에 대해서 얘기를 해 봤는데 고객 대면 기능에서 어떤 조언이 있으십니까?

우리는 가상 영업 상담과 고객과의 계약을 보았습니다. 여기서는 시각매체를 사용하는 것이
훨씬 더 중요합니다. 얼굴을 맞대고 할 일은 뭐든지 하고 계속 하세요.
술도 못 마시고 밥도 못 먹을지도 모릅니다. 하지만 많은 것을 할 수 있습니다.

*위 글은 Tsedal Neeley의 15 Questions About Remote Work, Answered를 번역한 글이며
의역, 오역 등이 있을 수 있으니 참고 바랍니다. 
저자: Tsedal Neeley
원문링크: https://hbr.org/2020/03/15-questions-about-remote-work-answered
번역: DOCTORJOY